Potni nalogi, plačilni in delovni nalogi

Potni nalogi so listine, s katerimi se v podjetju ukvarjajo na računovodskih oddelkih. Potni nalogi vsebujejo informacije o obstoju potovanj zaposlenih v podjetju, ki so povezana s službo. Njihov pomen je ta, da služijo povračilu stroškov, ki so davčno priznani in so jih imeli zaposleni na službenem potovanju. A tu ne govorimo kar o vseh stroških, ki so jih imeli zaposleni na potovanju, ampak o tistih stroških, ki so jih zaposleni imeli v zvezi s službenim potovanjem oziroma v zvezi z delom na službenem potovanju.

Stroški, ki so temeljni so lahko dnevnice ali prevozni stroški. Pri dnevnicah govorimo o povračilih stroškov za hrano in pijačo, pri prevoznih stroških pa o kilometrinah, cestninah, parkirninah in podobnih stroških. Poleg tega se lahko obračunajo tudi kakšni drugi stroški, ki temeljijo na izpolnjevanju nalog službenega potovanja.

Potni nalog mora vsebovati določene stvari, da je veljaven in da ga davčni inšpektorji označijo za ustreznega. Po navadi so davčni inšpektorji še zelo pozorni tako na doslednost kot tudi na primernost pri obračunu in pisanju potnih nalogov.

Potni nalog pa mora vključevati namen oziroma cilj potovanja; podatek o tem, kaj je obiskal zaposleni oziroma česa se je udeležil, če se je pridobival kakšen posel in pa osebo ali organizacijo, s katero je sklepal posel, potem je pomembno, da je navedeno, če je obiskoval kakšnega poslovnega partnerja in pa tudi, če se je odpravil v dobavo oziroma nabavo in če je bila le ta opravljena. Pomembno pa je tudi, da so informacije točne, jasne in natančne. Zaradi tega morajo biti v potnem nalogu napisana točna imena sejmov ali prireditev, specifičen posel, pogodba ali naročilo, zaradi katerega je bil zaposleni na službenem potovanju, natančno mora biti opredeljen tudi poslovni partner, ki ga je zaposleni obiskal in pa pomembna je navedba dobave ali nabave izdelka ali storitve, ki mora biti jasno opredeljena.

Potni nalog mora prav tako vsebovati datum in tudi uro, ko je zaposleni odšel in enak podatek za takrat, ko se je zaposleni vrnil. Če zaposleni potuje z avtom, mora potni nalog vsebovati registrsko številko službenega ali osebnega avtomobila. Poleg tega je pomembno, da je točno zapisana kilometrina, ki jo je opravil.

Poleg tega je na ustrezno izpolnjenem potnem nalogu tudi podpis predlagatelja, odredbodajalca in pa žig podjetja. Potni nalog lahko vsebuje tudi priloge, ki dokazujejo, da se je službeno potovanje zares zgodilo. Kot primer priloge lahko navedemo kakšen račun.

Potni nalogi pa morajo vsebovati še nekaj drugih podatkov, kot na primer številko in datum potnega lista, bolj natančna navodila o izpolnjevanju le-tega pa lahko prejmete v službi ali pa na internetu.

Potni nalogi morajo biti izpolnjeni v skladu s pravili in morajo vsebovati vse potrebne informacije, ki jih od vas zahteva obrazec. Pomembno je, da potne naloge izpolnjujete sproti, saj morajo biti čim bolj točni in vsebovati natančne informacije. V skladu s tem, morate v potni nalog vpisovati resnične informacije. Na primer, ne zaokrožujte prevoženih kilometrov, ampak zapišite dejansko število prevoženih kilometrov na službeni poti. Prav tako v potne naloge vpisujte le stroške, ki so povezani s službenimi nalogami oziroma se o vrsti stroškov predhodno pogovorite z nekom, ki vam bo lahko povedal, kaj vse točno spada k službenim stroškom. Poleg potnega naloga priložite tudi račune, ki ste jih prejeli na službeni poti, to so lahko na primer vstopnice, računi hotelov, računi za parkirnine, cestnine in tako naprej. Potni nalog mora vsebovati tri podpise, in sicerm od predlagatelja, tistega, ki potni nalog odobri in pa tistega, ki prejme potrne stroške.

Da, potne naloge pregledujejo davčni inšpektorji. Pogosto pregledujejo upravičenost do izplačil dnevnic in kilometrin zaposlenih določenega podjetja. Lahko se zgodi, da davčni inšpektorji potnih nalogov brez prilog ne pogledajo in jih avtomatsko razvrstijo k davčno nepriznanim odhodkom določenega davčnega zavezanca. Poleg tega pa izplačilo zaposlenemu v določenem podjetju preko potnih nalogov prekvalificirajo v drug prejemek iz delovnega razmerja. Davčni inšpektorji imajo to moč, da lahko določeni osebi podajo kazensko ovadbo. In osnova za kazensko ovadbo je lahko tudi ponarejena poslovna listina, kot na primer, ponarejen potni nalog.

V Sloveniji poznamo veliko dobrih in preverjenih ponudnikov za pomoč z listinami, ki jim rečemo potni nalogi, ter plačilnih in delovnih nalogih, v sklopu poslovnih programov. Seveda določeni ponudniki delo opravljajo bolje od drugih, zaradi tega je pomembno, da se pred izbiro ponudnika dobro pozanimate o le-tem. Podatke o ponudnikih lahko najdete preko spleta, mi pa bi vam predlagali oziroma našteli nekaj ponudnikov, ki so že preverjeni: BIROKRAT IT d. o. o.; Infotronika; Spletni.guru; Omniopti, Optimizacija Poslovanja in Svetovanja, d. o. o.; Mars Venus Izobraževanja, Coaching & Svetovanje; Telprom Informacijske Tehnologije d. o. o.; ND nasvet; Matrica Programi, Sebastjan Bregar s.p.; Nlp Center, poslovna izobraževanja in nevrolingvistično programiranje; Priot, Raziskave In Razvoj Digitalnih Sistemov d. o. o.; Alinet; Erpo Sistemi, ASTREA d. o. o.; Virtcom d. o. o. in tako naprej. Poleg omenjenih ponudnikov seveda poznamo še mnoge druge, ki svoje delo prav tako opravljajo zelo kakovostno.