Se bliža obletnica, rojstni dan ali Abraham? Lahko ste tudi povsem brez razloga – zabava s prijatelji je vedno dobra ideja! Vendar…priprava dobre zabave je lahko za neizkušenega načrtovalca dogodkov stresna in zahtevna naloga. Zato je pomembno, da se dobro pripravite in preprečite zaplete. Brez znanja o organizaciji zlahka spregledate pomembne podrobnosti. Olajšajte si delo in organizacijo dogodka prepustite preverjenim organizatorjem ali pa si vsaj omislite catering izvajalca za hrano in pijačo.
Sicer pa spodaj preverite najpogostejše napake ob organizaciji dogodka oz. zabave.
Zabava: na kaj morate paziti pri organizaciji?
Seznam gostov
Za lažjo organizacijo in dogovarjanje glede storitev, si napišite seznam vseh povabljenih. To je pomembno predvsem takrat, ko je načrtovana večja zabava in se vam lahko hitro zgodi, da na koga pozabite. Verjetno si ne želite, da kdo ostane brez sedeža kajne?
RSVP: Goste prosite za potrditev udeležbe
Če na zabavo povabite 60 ljudi, odzove pa se jih le 10, vas to lahko spravi v veliko stisko. Poleg vseh ostalih stvari, ne boste vedeli niti koliko hrane in pijače kupiti. Zato je zelo priporočljivo, da na vabilu posebej zaprosite za potrditev udeležbe. Seveda bo na koncu ostalo nekaj posameznikov, ki jih boste morali sami poklicati a dela bo zagotovo manj.
Preverite tudi: Baby Shower: Nepogrešljivi nasveti za načrtovanje zabave za bodočo mamico
5 čutil
Verjetno se sedaj sprašujete, kaj za vraga mislimo s tem…
Da bo zabava, ki jo organizirate, gostom še dolgo ostala v spominu, mora vključevati vseh pet vrst čutil: vid, voh, okus, sluh in tip. Poskrbite, da bo prostor urejen in dekoriran, vonj v prostoru pa prijeten in vabljiv. Pri tem si lahko pomagate tudi z raznimi svečkami oziroma dišavami, k prijetnemu vonju pa bo prispevala tudi dobra hrana. Gostom lahko ob prihodu ponudite pijačo dobrodošlice, za prijeten ambient pa poskrbi mirna glasba v ozadju. No, v primeru, da gre za rojstni dan ali Abraham, si raje omislite živahno glasbo, za katero lahko poskrbi izbran dj in se zavrtite na plesišču. Nenazadnje ne pozabite tudi na udobje gostov in poskrbite, da bodo stoli oz. klopi oblazinjene.
Catering – preverite kvaliteto ponudnika
Slaba hrana in slaba storitev lahko zelo hitro uničita dogodek in vplivata na zadovoljstvo gostov. Nekateri organizatorji celo pravijo, da je catering najpomembnejši del vsakega dogodka, saj si ga bodo gostje zapomnili bolj kot vse ostalo. Poskrbite, da pred dogovorom dobro raziščete izbrano podjetje. Če je mogoče, prej preizkusite nekaj njihovih jedi. Prepričajte se, da uporabljajo sveže sestavine in da lahko hrano na dan dogodka pravočasno postrežejo. Gostinski ekipi podajte jasna navodila in tako zagotovite, da bo vse potekalo po načrtu in da vaši gostje ne bodo predolgo lačni ali žejni. Ne pozabite tudi na vegetarijance, vegane ali alergike in poskrbite, da bodo tudi te jedi sveže in okusne.
Plan B
Ko načrtujete zabavo, morate razmisliti o vseh scenarijih, ki bi lahko zahtevali rezervni načrt. Na primer, če je zabava na prostem, kakšen bo vaš rezervni načrt v primeru slabega vremena? Če se s prostorom za prireditev kaj zgodi, se na primer vname požar, ali imate zagotovljeno rezervno prizorišče? Nekateri drugi pomembni rezervni načrti, ki jih je prav tako potrebno upoštevati, vključujejo izpad električne energije, tehnične težave, težave s sedeži in parkirnimi mesti ter nesreče s hrano in pijačo. Poskrbite, da boste imeli pripravljen načrt ukrepov za vse možne scenarije, ki bi lahko šli na dan dogodka narobe. Ne dovolite, da bi ti vplivali, na zadovoljstvo vas in vaših gostov.
Glasba?
Prav tako je nepogrešljiv gost zabave tudi glasbenik. Omislite si lahko bolj mirno glasbo ob pogovoru ali pa bolj živahno za dvig energije. Vse glasbenike za nastop na zasebnih zabavah najdete na tej spletni povezavi. Zabava, ki jo pripravljate, vam mora biti v sprostitev, zato pazite, da ne boste preobremenjeni.
Lokacija?
Poglejte, kakšni prostori so trenutno na voljo za najem in katera lokacija vam najbolj ustreza. Pri tebi doma? Piknik prostor? Bar? Kliknite tukaj.
Pogostitev gostov: pazite, da ne bodo lačni
Bodimo iskreni, gostje se velikokrat dogodka veselijo predvsem zaradi dobre hrane in pijače. Večina jih v pričakovanju, da bo hrane veliko, na dogodek pride lačnih. Svetujemo vam, da za začetek postrežete manjše prigrizke ,da bodo lažje počakali na glavne jedi. Odlična ideja je tudi food truck ali samopostrežni bife. Kakorkoli se boste odločili vam predlagamo, da je hrana na voljo najpozneje 40-50 minut po začetku zabave. Iz izkušenj vam lahko povemo, da lačni gostje niso dobri gostje.
Pametno razpolagajte z denarjem
Če imate na voljo ogromen proračun, zlahka načrtujete čudovito zabavo, vendar morate biti pri razporejanju denarja selektivni. Ob vseh čudovitih fotografijah na internetu, se zlahka ujamemo v načrtovanje najbolj zapletenega dekorja. Vendar ne pozabite, na koncu to ne bo tisto, po čimer si bodo ljudje zapomnili dogodek. Poleg tega, bo ob pretirani dekoraciji do konca večerje, na mizah že veliko nereda. Stvari se bodo prestavljale, padale, razlivale itd. Več pozornosti raje namenite dobri glasbi, hrani in pijači ter poskrbite, da je pred koncem dogodka ne zmanjka.
Alkohol
Morda se sliši neprimerno, vendar je lahko alkohol odličen način za ustvarjanje spominov. Nekaterim ljudem pomaga, da se s pomočjo alkohola bolj odprejo in postanejo družabni. Prav tako se pogosteje odpravijo na plesišče in se pogovarjajo z neznanci. Če bo pijača predraga ali je na zabavi ne bo dovolj, se lahko zgodi, da se bodo gostje na zabavi počutili zadržane. To seveda ne pomeni, da si morate prizadevati, da bi bili vsi vaši gostje opiti. To lahko naredi vaš dogodek nepozaben iz napačnih razlogov. Prav tako k pitju nikogar ne silite. Vendar lahko dostopnost alkoholnih pijač tistim, ki želijo piti in so dovolj stari, da to zakonito storijo, močno vpliva na potek vaše zabave. Seveda pa imejte v mislih tudi mlajše ali tiste, ki ne pijejo alkohola in poskrbite, da ne ostanejo žejni.
Animacija gostov
Dolgotrajno sedenje gostov v tišini hitro privede do dolgočasja in naveličanosti. Tudi v primeru, ko gre za bolj formalen dogodek, poskrbite za animacijo in premore. Med premori lahko za prijetnejši ambient poskrbi izbran glasbenik. S tem ljudem omogočite, da med seboj komunicirajo in se spoznavajo, saj so na koncu ravno interakcije z drugimi tiste, ki nas ohranjajo polne energije.
Obvestite sosede
V primeru, da se bo zabava odvijala na vašem domu, ne pozabite o tem obvestiti sosedov. Večja verjetnost je, da bodo hrupen večer sprejeli, če bodo nanj pripravljeni. Vseeno pa pričakujte, da vas lahko pridejo opozoriti, če zabava preglasna.
Perdstavite goste
Če na dogodek pridejo gostje, ki se med seboj ne poznajo, jim lahko hitro postane neprijetno, zato poskrbite, da se bodo počutili dobrodošle in jih med seboj predstavite. Velikokrat je to tudi dobro izhodišče za začetek pogovora.
Ne prehitevajte s čiščenjem
Seveda je prav, da skrbite, da na stranišču ne zmanjka toaletnega papirja in mila. Vendar tekom zabave poskrbite le za nujne stvari. Pretirano čiščenje in odnašanje smeti za vsakim gostom, lahko ljudi spravi v neprijeten položaj in zadrego.
Tematska zabava: ne jemljite je preveč resno
Tudi če ste se odločili, da bo vaša zabava tematsko obarvana, ne pretiravajte s podrobnostmi. Lahko se tudi zgodi, da nekomu ideja ne bo všeč in mu bo neprijetno sodelovati. To sprejmite in ne dovolite, da bi se počutil izločenega.
Prenočišče?
Po koncu dolge noči obstaja velika verjetnost, da bo nekaj gostov utrujenih in hkrati preveč opitih, da bi vozili. Zato imejte na voljo vsaj nekaj rjuh, odej in vzglavnikov. Nikoli ne pustite, da se usedejo za volan!
Zabava naj ne bo preveč strukturirana in polna pravil
Zaradi prevelikega števila pravil ali vnaprej določenih dejavnosti na zabavi, se lahko srečanje zdi nenaravno, prisiljeno in posledično manj prijetno. Pripravite igre in pripomočke za dejavnosti, vendar pustite gostom, da se sami odločijo, kaj bi radi počeli. Naravno je, da se nekateri udeleženci odmaknejo od aktivnosti in se ukvarjajo z drugimi stvarmi. To ne pomeni, da ne uživajo. Trik za zabavno in živahno zabavo je v tem, da ljudem omogočite, da se počutijo udobno. Bolj kot se boste vi zabavali, lažje se bodo zabavali tudi vaši gostje.
Mogoče ste se ob branju vseh nasvetov malo prestrašili, na kaj vse je potrebno biti pozoren pri organizaciji dogodka. A brez skrbi, vsem se nam kdaj zalomi in na napakah se učimo. Mogoče prva zabava ne bo popolna, bo pa zato vsakič boljša in zagotovo bo tudi organizacija vedno lažja. Da boste ujeli vse zabavne trenutke in se čez nekaj let nasmejali ob spominu na kakšno neumnost, najemite fotografa.
