Menjava računovodskega servisa? Računovodstvo včeraj, danes in jutri…

Računovodstvo ni samo eden izmed oddelkov, zgolj strošek podjetja – nasprotno, z dobrim sodelovanjem in povezavo med službami znotraj podjetniške celice omogoča optimizacijo procesov, poskrbi za pravočasno poročanje in kontroling ter daje doprinos k uspešnemu poslovanju in dobičkonosnosti.

Preverite še seznam preverjenih računovodskih servisov.

Ko nekdo reče, da ni novih poslovni priložnosti, da je vse preveč računovodskih servisov, premalo pozna svet biznisa. Računovodje so ljudje številk in analiza poslovnih potreb lastnikov malih podjetij daje osupljive statistične podatke:

• 60% lastnikov malih podjetij meni, da nimajo dovolj znanja o računovodstvu in financah
• 65% lastnikov malih podjetij uporablja neustrezno ali zastarelo računovodsko programsko opremo, ki je v večini primerov tudi zelo draga zaradi vzdrževanja in nekompatibilna z večino modernih ERP orodij
• 30% malih podjetij postavlja računovodje na vrh seznama zaupanja vrednih svetovalcev
• 60% malih podjetij ne pričakuje osebnega srečanja s svojim računovodjem, kar absolutno nakazuje potrebo, da se mora delo računovodij takoj digitalizirati,
  podjetja, ki uporabljajo 100% računovodstva v oblaku, dosegajo več kot 15% rast prihodkov, z inovacijami in avtomatizacijo obdelave podatkov lahko računovodski servisi pridobljene podatke uporabijo za učinkovito podporo in svetovanje obstoječim strankam, posvetijo pa se lahko v večji meri tudi iskanju novih.

Brez inovativnosti ni razvoja in nadgradnje storitev. Če govorimo o inovativnosti v računovodski dejavnosti, ne smemo to razumeti kot »kreativno računovodstvo«, ampak kot razvoj novih pristopov v komunikaciji, organizaciji delovnih procesov, promociji stroke in digitalizaciji poslovnih procesov – v skladu s predpisi in veljavnimi zakoni.

Vse bolj se uveljavlja trend, da se v poslovanje aktivno vključuje tudi računovodstvo. Z izbiro ustrezne programske opreme (ERP) podjetja računovodstvo vključujejo v vse dele poslovanja. Prodaja, nabava, skladišče, logistika, kadrovski management in računovodstvo ne potrebujejo ločenih aplikacij, ampak uporabljajo enovit programski sistem, ki se prilagaja vsakemu uporabniku glede na velikost poslovanja ali branžo, v kateri deluje.

Zaposliti računovodjo ali najeti servis?

Vodenje podjetja zahteva veliko časa in truda. Urejanje in vodenje dokumentov pa je za vsakega podjetnika lahko le še dodatno breme. Računovodski servis skrbi za ažurno urejeno vso poslovno dokumentacijo, v skladu z veljavnimi zakonskimi akti, ki jih podjetje podpre še z ustreznimi internimi pravilniki.

Podjetja in njihovi lastniki se po analizi poslovanja in posvetu s strokovnjaki odločijo, kaj v poslovanju želijo urejati sami in kaj bodo prepustili izkušenemu računovodskemu servisu. Ekipa iz računovodskega servisa bo strokovno poskrbela za vse računovodske aktivnosti, pravilno izvedla vse obračune in poročanja ter pravočasno zagotovila oddajo pristojnim inštitucijam.

Podjetnikom outsourcing računovodstva omogoči, da se osredotočijo na svojo primarno vlogo in bolje izkoristijo svoje potenciale za management. Ta trend ni omejen geografsko zgolj na državo bivanja, še manj pa na velikost podjetja.

Menjava računovodskega servisa

Razmišljati najprej o ceni najema strokovnjaka za lastne finance je skoraj samomorilsko. Pri izbiri računovodskega servisa mora vsak podjetnik najprej opredeliti kaj točno potrebuje za uspešno poslovanje: morda zgolj klasično računovodsko podporo servisa, kjer po prejemu dokumentacije in podatkov opravijo vsa potrebna knjiženja, obračune in poročila. Morda potrebuje tudi določeno administrativno podporo, ker sam ne želi zaposlovati tovrstnega kadra. Vedno več podjetij najame ali potrebuje vsaj občasno tudi druge svetovalce ali strokovne službe, kot so pravniki, davčni svetovalci, strokovnjaki za kadre ipd.

Cena računovodskih storitev ni vedno merilo kvalitete. Vendar se po analizi vzrokov za menjavo kot najpogostejši razlog pojavi ravno razmerje med ceno in pričakovanji strank. Zelo pogosto podjetniki izjavijo “…saj bi menjal računovodstvo; razmišljam o tem že dalj časa; ne vem kdaj je najbolj primeren čas za menjavo…« ipd. Zamenjava računovodskega servisa je zelo enostavna, vendar naj ne bo prenagljena in nepremišljena.

Do nezadovoljstva z računovodskim servisom največkrat prihaja zaradi neustrezne politike zaračunavanja, nestrokovnosti, nepoznavanja področja dela, neodzivnosti in pomanjkanja komunikacije v poslovnem odnosu.

Dejstvo je, da dobrega računovodje ne menjate zaradi višine pogodbenega zneska. Dober računovodja je lahko neprecenljiv za vaš posel. V vsak poslovni odnos, v vsakega partnerja je potrebno vlagati čas, znanje in z njim korektno, redno komunicirati.

Če v podjetju potrebujete storitev zunanjega finančno-računovodskega servisa, potem gotovo želite izkoristiti prednosti, ki jih takšno sodelovanje prinese: cenovno ugodna izbira v primerjavi z zaposlitvijo takšnega kadra, brez dodatnih stroškov dela in nadur; zunanje računovodstvo je specializirano za svoje področje in dnevno informirano z novostmi in spremembami, brez dodatnih stroškov za vas; niste poslovno odvisni od ene same osebe; brez stroškov razvoja in strokovnega izpopolnjevanja; zaupni podatki ostanejo v krogu pooblaščenih oseb; hitra odzivnost na neplanske dogodke; dosegljivost tudi v času bolniških, dopustov ali izven rednega delovnega časa.

Računovodstvo tudi v oblaku, ne samo v pisarni

Novi trendi, nove tehnologije, novi pristopi – prilagoditve za delovanje in nemoteno poslovanje so nuja za vse poslovne modele. Gre za koncept uporabe skupnih virov, ki vključujejo programsko opremo, delujočo na strežnikih v oblakih in zagotavlja dostop do finančnih informacij, ne glede na lokacijo izvedbe in vnosa podatkov. To zagotavlja uporabnikom dostopnost kadarkoli in kjerkoli, stroškovno učinkovitost in stalni nadzor nad poslovanjem. Managerji vedo v vsakem trenutku, kako je njihova družba finančno stabilna in pravočasno opazijo morebitne negativne odmike posla.

Z nastankom računalništva v oblaku se povečuje brezpapirno poslovanje, namesto tradicionalnih papirnatih dokumentov se vse bolj poslužujemo elektronske dokumentacije. Računovodje lahko poslujemo na daljavo, osebni stik praktično ni več potreben. Na razpolago imamo številna orodja za izmenjavo podatkov, informacij ter izkušenj, s katerimi zagotovimo nadpovprečno hitro in pravilno obdelavo podatkov in dokumentov.

Programska oprema v oblaku omogoča komunikacijo in shranjevanje podatkov v velikih količinah. Ne glede na lokacijo delovanja, je mogoč dostop do teh podatkov kadarkoli. Ta oblika shranjevanja podatkov je odlična rešitev, saj omogoča ogled in uporabo podatkov brez posredovanja po e-pošti ali drugih e-poteh.

Digitalizacija, avtomatizacija, racionalizacija računovodsva

Računovodstvo je danes v velikem delu avtomatizirano, potreba po obdelavi papirne dokumentacije izumira. Sodobna računovodska programska oprema nam omogoča večjo natančnost, zanesljivost ter učinkovitost pri obdelavi podatkov. Avtomatizacija procesov zmanjšuje tveganje zaradi človeških napak, zmanjšuje stroške delovne sile in posledično je tudi manj odgovornosti zaradi povzročenih napak.

Skoraj 90% vseh opravil, ki jih izvajamo računovodje, bi lahko avtomatizirali: pravočasna dostava dokumentacije, pregled in kontrola dokumentov, vnos in obdelava podatkov v različnih programskih aplikacijah, izdajanje računov, plačilo računov, ponavljajoči poslovni dogodki in operacije, izračuni ter poročila. Informacije, ki jih ustvari računovodstvo, so bile vedno pomemben del finančno-poslovnega odločanja. Če imamo jasno in natančno sliko, kako smo poslovali včeraj in kje smo danes, bomo morda lahko napovedali tudi prihodnost. Dandanes so najuspešnejši tisti poslovni modeli ali pa primer dobre prakse, ko podjetnik in računovodstvo skupaj z dobrim ERP sistemom, ustvarjajo vsak dan nove poslovne zgodbe uspeha.

Socialna omrežja in mediji

Socialna družabna omrežja so postala glavni komunikacijski kanal na področju marketinga in komunikacije med vsemi generacijami. Ti komunikacijski kanali omogočajo posredovanje strokovnih znanj in izmenjavo izkušenj, so pa vsekakor tudi odlično orodje za pridobivanje novih strank. Stranke ne želijo brati o dosežkih drugih ali konkurence, ampak jih zanimajo samo oni sami in njihovi izzivi, s katerimi se soočajo. Pišimo, delimo, izobražujmo, informirajmo: o primerih dobre prakse, rešitvah, novostih, bodimo poznavalci lastne stroke in in ne multifunkcionalni amaterji.

---