Poostren nadzor nad delodajalci: Kolektivne pogodbe, akti, delovni čas, prehrana, prevozni in potni stroški…
Kazalo >
Obvestilo delodajalcem
V zadnjem obdobju opažamo poostren nadzor nad izvajanjem delovno pravne zakonodaje ter nad povračili materialnih stroškov zaposlenim, zato vas želimo opozoriti na najpogostejše nepravilnosti in ugotovitve inšpekcijskih organov.
- KOLEKTIVNE POGODBE IN INTERNI AKTI
Pravice in obveznosti zaposlenih in delodajalcev določajo Zakon o delovnih razmerjih (ZDR), kolektivne pogodbe in interni akti. V malih podjetjih praviloma ni sindikalnih zaupnikov, pravice in obveznosti so zato dogovorjene neposredno med delavci in delodajalci.
Zakon o delovnih razmerjih je temeljni akt in določa pravice in obveznosti vseh delodajalcev v Sloveniji. Podrejeni akt so kolektivne pogodbe, ki imajo glede tega dvojno funkcijo:
- Na eni strani lahko konkretizirajo pravico, ki je določena v Zakonu o delovnih razmerjih (na primer: ZDR določa, da delavcem pripada dodatek za minulo delo, v kolektivnih pogodbah je določeno, koliko je tega dodatka (npr. 0,5 % za vsako izpolnjeno leto)).
- Na drugi strani lahko kolektivne pogodbe nekatere pravice določijo drugače kot ZDR, pri čemer je pravica za delavca v kolektivni pogodbi lahko določena bolj ugodno, ne more pa biti manj ugodno (na primer ZDR določa minimalni obseg letnega dopusta 20 dni, kolektivne pogodbe določajo več za nekatere zaposlene).
PRIPRAVLJENI NAJETI RAČUNOVODSKI SERVIS?
BREZPLAČNO PRIDOBITE PONUDBE in CENE PREVERJENIH RAČUNOVODSKIH SERVISOV (LJUBLJANA, MARIBOR, CELJE, KRANJ, VELENJE, KOPER in drugod po Sloveniji)
Kar ni zapisano v kolektivnih pogodbah, mora biti zapisano v internih aktih, med katere spadajo tudi pogodbe o zaposlitvi. Le-te so lahko za delavca bolj ugodne, kot ustrezna kolektivna pogodba in Zakon o delovnih razmerjih, ne morejo pa biti manj ugodne.
Kaj je torej pomembno za delodajalca?
- Pomembno je, da opredelite, katera kolektivna pogodba velja za vas (na primer kolektivna pogodba za obrt in podjetništvo, kolektivna pogodba za kovinarsko dejavnost…). Na terenu se inšpektorji odločajo različno, praviloma pa izberejo tisto kolektivno pogodbo, ki ji ustrezate glede na vašo standardno klasifikacijo dejavnosti (na primer kovinarska dejavnost). Če ste člani Obrtne zbornice, za vas (lahko) velja kolektivna pogodba za obrt in podjetništvo…
- Če nimate izbrane kolektivne pogodbe, potem morate nekatere zadeve urediti v internih aktih (višina izplačil prehrane med delom, prevozi na delo in iz dela, delovni čas, dodatki…)
- V internih aktih lahko nekatere zadeve uredite drugače, kot je to v kolektivni pogodbi, vendar mora biti to bolj ugodno za delavca. Če je v internih aktih nekaj določeno manj ugodno za zaposlenega, kot to določa kolektivna pogodba, veljajo določila kolektive pogodbe.
- Delodajalec mora imeti tudi nekatere druge interne akte, povezane z delom (sistematizacija dela, pravilnik o delovnem času, pravilnik o promociji zdravja na delovnem mestu…). Obveznost ureditve teh aktov je sicer odvisna od vaše velikosti, števila zaposlenih delavcev, dejavnosti, organizacije,… Opozoriti želimo na to, da je akt o sistematizaciji del zelo pomemben v primeru, da sodelujete z izvajalci tudi preko podjemnih pogodb in (morda) tudi preko samostojnih podjetnikov. Eden izmed pogojev, da za določena opravila lahko najamete izvajalce preko podjemnih pogodb, je namreč tudi v tem, da tako delo ni sistematizirano v aktu o sistematizaciji dela.
Predlagamo, da se čim prej individualno pogovorimo na to temo in za vas izberemo ustrezno kolektivno pogodbo ter se dogovorimo, katere akte bi morali imeti.
- DELOVNI ČAS
V Sloveniji praviloma velja 40 urni delovnik tedensko, ki mora biti razporejen na najmanj štiri delovne dni. Delovni dan je lahko dolg največ 10 ur. V primeru prerazporeditev in neenakomernih razporeditev delavec lahko dela največ 56 ur tedensko.
Kaj je pomembno?
- Voditi morate evidenco dela, torej število ur in minut prisotnosti na delu za vsak dan. Praviloma bi morali imeti evidentirano natančno uro in minuto prihoda in odhoda za vsakega zaposlenega (npr. prihod 6:55, odhod 15:10).
- V kolikor imate prerazporeditev delovnega časa (na primer gradbinci, kjer je normalno, da se v sezoni dela več kot 8 ur in se te ure »koristijo« pozimi), morate o tem skleniti dogovor z zaposlenimi (ali s sindikatom, v kolikor ga imate) in sprejeti pravilnik. Prekomerne ure se morajo izravnati v šestih mesecih.
- Opredeliti morate, kaj za vas pomeni nočno delo (praviloma med 23:00 in 6:00).
- Opredeliti morate, kdaj zaposlenim pripada dodatek za delo med vikendi in prazniki, predvsem, ali jim ta dodatek pripada na službenih poteh, če tam na primer na nedeljo dejansko ne delajo.
- PREHRANA MED DELOM
Višina prehrane med delom je opredeljena v kolektivnih pogodbah. Če se niste opredelili za nobeno kolektivno pogodbo, morate višino zapisati v interne akte.
Zapisati morate tudi, kdaj zaposlenemu pripada nadomestilo za prehrano med delom (na primer, če dela 4 ure in več). Opredeliti morate tudi, kako se prehrana šteje pri nadurnem delu, neenakomerni razporeditvi…
Če zagotavljate topel obrok, ki je cenejši od zneska po kolektivni pogodbi ali internih aktih, in razliko delavcu izplačate, morate to delati mesečno. Poračuni enkrat letno (decembra) so obdavčeni kot plača.
- PREVOZ NA DELO IN IZ DELA
Praviloma pripada delavcu nadomestilo v višini najcenejšega javnega prevoza. Če izplačujete kilometrino (0,18 € za vsak prevoženi kilometer), morate jasno opredeliti zakaj (javni prevoz ni na voljo, ni v primernem času…)
Ker je praktično nemogoče, da bi delodajalec za vsakega zaposlenega preverjal število kilometrov od običajnega prebivališča do delovnega mesta, naj delavci podpišejo izjavo o tem.
- EVIDENTIRANJE IN OBRAČUNI STROŠKOV NA SLUŽBENI POTI
V zadnjem obdobju so inšpektorji spet posebej pozorni na dokazila in evidentiranje službenih poti, zato vas želimo opozoriti na najpogostejše težave:
- Reprezentanca in podobni stroški na službeni poti bodo davčno priznani samo, če so predhodno odobreni na potnem nalogu.
- Račun se mora glasiti na podjetje, sicer davčni organ reprezentance ne bo priznal, oziroma bo obračunal davke in prispevke kot od bonitete!!! To velja tudi za stroške reprezentance v tujini.
- Potnemu nalogu morajo biti priloženi originalni računi (skeni in kopije ne veljajo).
- Če torej račun za reprezentanco, hotel… ne glasi na podjetje, je lahko samo dokazilo, da ste tam resnično bili, ne more pa biti izplačan (oziroma se izplačilo obdavči kot plača).
Če je vaš zaposleni na poti, se praviloma kot delovne ure priznajo samo ure dejanskega dela, ne pa tudi ure na poti, proste ure ali ure prenočevanja. Če so delovne ure presežene (dejansko dela več kot osem ur), se priznajo nadure v skladu s predpisi.
POVEZAVA Z DAVČNO UREDBO
Povračila stroškov prehrane med delom, prevoza na delo in iz dela, dnevnice, kilometrine in še nekatera druga povračila so po slovenski zakonodaji do določenega zneska neobdavčena. Poudarjamo, da davčna uredba določa samo najvišje neobdavčeno posamezno izplačilo, ne pa tudi višino izplačila, ki jo morate izplačati delavcu. Le-to določajo kolektivne pogodbe in interni akti.
Primer:
Predpostavimo, da je v vaši kolektivni pogodbi določeno, da je znesek povračila za prehrano med delom 4,50 € na delovni dan. Davčna uredba pravi, da je najvišji neobdavčeni znesek 6,12 € na dan.
Koliko ste dolžni izplačati delavcu?
Delavcu ste dolžni izplačati 4,50 € nadomestila stroškov za prehrano med delom.
Ali lahko izplačate tudi višji znesek (6,12 €)?
Lahko, če imate to opredeljeno v internih aktih. Če tega v aktih nimate urejenega, pa kljub temu izplačujete višji znesek, bo davčni organ (lahko) razliko obdavčil.
Kaj bi se zgodilo, če bi v internih aktih zapisali, da zaposlenemu pripada povračilo v višini 7 €?
V tem primeru bi bili dolžni izplačati 7 € nadomestila, vendar bi bila razlika med 7 € in 6,12 € obdavčena kot plača.
> Preberite tudi: POVPREČNE CENE ZA RAČUNOVODSKI SERVIS (računovodstvo: cenik)
